POLÍTICA DE PRIVACIDAD GENERAL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Política general de privacidad, tratamiento y protección de datos personales de ORGANIZACIÓN MARTÍNEZ SOLARTE Y CÍA. S.C.A. Entrada en vigencia: 1 ENERO de 2013 – Modificada DICIEMBRE de 2016

ORGANIZACIÓN MARTÍNEZ SOLARTE Y CÍA. S.C.A. (en adelante ORGANIZACIÓN MAS) es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus aliados comerciales, sus proveedores, sus visitantes, sus colaboradores, y cualquier otro tercero (en adelante, los Titulares). De acuerdo a lo anterior, en la presente política de privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así́ como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.

Le informamos que la adquisición de los productos y servicios ofrecidos, la celebración de contratos con ORGANIZACIÓN MAS, el ingreso a las instalaciones de ORGANIZACIÓN MAS y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente política de privacidad y su autorización para los usos y tratamientos que aquí́ se describen.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad ORGANIZACIÓN MARTÍNEZ SOLARTE Y CÍA. S.C.A., con número de identificación tributaria - NIT 830.019.403-1 domiciliada en la calle 17ª Nº 35-22 de la ciudad de Bogotá D.C, Colombia; teléfono: 3608715; correo electrónico: info@organizacionmas.com

2. DEFINICIONES.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales bajo las directrices de la presente política.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales físicos o digitales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Personal Público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato Personal Privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Oficial de Protección de Datos: Es la persona dentro de la Cámara de Comercio de Bogotá́, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité́ de Seguridad de la Información. El Comité́ de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.

3. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS.

Las bases de datos de ORGANIZACIÓN MAS tienen como finalidades principales:

- La comunicación con los Titulares para efectos comerciales o de mercadeo.
- El desarrollo de proyectos, productos y concursos.
- La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
- La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y calificación de riesgo.
- La implementación de estrategias comerciales, laborales, organizacionales y de mercadeo.
- El control y la preservación de la seguridad en ORGANIZACIÓN MAS.
- Dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por leyes y normas en cabeza de ORGANIZACIÓN MAS.

4. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS.

ORGANIZACIÓN MAS podrá́ pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales podrán ser -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del punto de venta en el cual fue atendido, hábitos de consumo, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, licencia de tránsito, licencia sanitaria para el transporte de alimentos, administradora de riesgos laborales (ARL), empresa promotora de salud (EPS), libreta militar e imágenes en cámaras de vigilancia u otro tipo de formatos. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a ORGANIZACIÓN MAS mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por ORGANIZACIÓN MAS, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.

Adicionalmente ORGANIZACIÓN MAS informa sobre la existencia de mecanismos de seguridad a través de VIDEO VIGILANCIA adoptados mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

De acuerdo con lo anterior, ORGANIZACIÓN MAS cuenta con un sistema de video vigilancia instalado en diferentes sitios al interior de sus instalaciones y oficinas.

ORGANIZACIÓN MAS manifiesta que la información recolectada en los videos se utilizara para fines de seguridad de los titulares, así como de los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier tiempo ante cualquier autoridad u organización. La duración de estos videos en los archivos de ORGANIZACIÓN MAS será determinada según la capacidad de almacenamiento de sus equipos y/o según el criterio interno de sus directivos.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE ORGANIZACIÓN MAS.

ORGANIZACIÓN MAS solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta política de privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a ORGANIZACIÓN MAS para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

A. Establecer comunicación entre ORGANIZACIÓN MAS y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.

B. Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de ORGANIZACIÓN MAS.

C. Auditar, estudiar y analizar la información de la base de datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece ORGANIZACIÓN MAS.

D. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.

E. Auditar, estudiar y analizar la información de la base de datos para diseñar estrategias de abastecimientos y de seguridad.

F. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos.

G. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

H. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ORGANIZACIÓN MAS, aliados estratégicos o a otras sociedades o personas que ORGANIZACIÓN MAS encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.

I. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

J. Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico comercial y de seguridad, para esto, ORGANIZACIÓN MAS podrá́ acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral e históricamente completa el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

K. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ORGANIZACIÓN MAS o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley.

6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será́ comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.

7. PROCESAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Este se regirá́ según lo dispuesto en la Ley para tales efectos.

8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Titular autoriza expresamente a ORGANIZACIÓN MAS para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Las medidas de seguridad con las que cuenta ORGANIZACIÓN MAS buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, perdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, ORGANIZACIÓN MAS de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance.

El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES.

ORGANIZACIÓN MAS informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
C. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11. PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.

ORGANIZACIÓN MAS dispondrá́ de los medios y recursos para atender y gestionar las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, el medio de comunicación oficial para este fin es el correo electrónico: info@organizacionmas.com.

12. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS.

En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá́ enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente política de privacidad. El procedimiento que se seguirá́ para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales: Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, ORGANIZACIÓN MAS responderá́ la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresarán los motivos de la demora y se le señalará́ la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual no podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ORGANIZACIÓN MAS, el cual será́ tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ORGANIZACIÓN MAS con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexaran los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, ORGANIZACIÓN MAS podrá́ requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo. En caso de que ORGANIZACIÓN MAS no sea competente para resolver el reclamo, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. El término máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá́ cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de ORGANIZACIÓN MAS.

13. CONTACTO.

Cualquier duda o información adicional será́ recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

14. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.

15. LEGISLACIÓN VIGENTE.

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así́ como las normas que las modifiquen o complementen.